نرم افزار فروش - فرم
باز کردن فرم فاکتور
از منوي سمت راست 1-سيستم ها 2-فروش 3-فرم ها 4-فاكتور را كليك كنيد تا فرم فاكتور باز شود؛
شماره
اين شماره به صورت سريالي و اتوماتيك تخصيص داده مي شود؛
شماره فرعي
در اين قسمت امكان وارد كردن شماره فرعي موردنظر كاربر به صورت عدد و حروف وجود دارد.(اين فيلد اجباري نيست و مي تواند خالي باشد)؛
تاريخ فرم
به صورت پيش فرض تاريخ روز هست، تاريخ مي بايست در محدوده دوره مالي جاري باشد، امكان ثبت در محدوده اسناد قطعي شده وجود ندارد.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
مشمول ماليات ارزش افزوده
چنانچه لازم است فاكتوري كه ثبت مي كنيد مشمول ماليات ارزش افزوده باشد در مربع كنار آن را كليك كنيد تا محاسبات مربوط به ماليات ارزش افزوده براي اين فاكتور انجام شود؛
مبنا دار
در صورتي كه براي فاكتوري كه ثبت مي كنيد، قبلا پيش فاكتور ثبت كرده ايد و برمبناي آن مي خواهيد فاكتور ثبت كنيد، در مربع كنار آن را كليك كنيد تا سيستم امكان انتخاب پيش فاكتور مورد نظر را به شما بدهد؛
مشتري
در قسمت مشتري، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست مشتريان تعريف شده در سيستم نمايش داده ميشود، نام مشتري را تايپ كنيد، اطلاعات مشتري توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد.در صورتيكه مشتري تعريف نشده باشد مي بايست در بخش اطلاعات پايه، مشتري را تعريف كنيد.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
کلاس قيمت
در قسمت كلاس قيمت، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست كلاس قيمت ها نمايش داده ميشود، عنوان كلاس قيمت را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد. در تعريف مشتري كلاس قيمت مشتري تعيين مي شود و در فاكتور به صورت اتوماتيك بر اساس كلاس قيمت تعيين شده در مشتري آورده مي شود.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
نحوه فروش
در قسمت نحوه فروش، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست نحوه فروش نمايش داده ميشود، عنوان نحوه فروش را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد. مهمترين كاركرد نحوه فروش استفاده در ثبت هاي حسابداري و گزارشات هست، در ثبت هاي حسابداري نحوه فروش تعيين كننده معين بدهكار است.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
انبار
در قسمت انبار، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست انبارهاي تعريف شده نمايش داده ميشود، عنوان انبار را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد. در اين بخش "انبار محصول"به صورت پيش فرض انتخاب شده است،انبار محصولي كه قرار هست كالا از آن خارج شود.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
کارشناس فروش
در اين قسمت لازم است تا نام "كارشناس فروش" كه مرتبط با اين فاكتور مي باشد را وارد كنيد. در قسمت كارشناس فروش، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست كارشناس فروش تعريف شده نمايش داده مي شود، عنوان كارشناس فروش را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
نماينده
چنانچه فروش صورت گرفته از طريق نماينده فروش باشد،در اين قسمت نام "نماينده" كه مرتبط با اين فاكتور مي باشد را وارد كنيد. در قسمت نماينده، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست نماينده تعريف شده نمايش داده مي شود، عنوان نماينده را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد؛
تسويه کننده
در اين قسمت لازم است تا نام "تسويه كننده" وارد شود. در قسمت تسويه كننده، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست اشخاص و شركت هاي تعريف شده نمايش داده مي شود، عنوان تسويه كننده را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد.(اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
دوره تسويه
در قسمت دوره تسويه، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست دوره تسويه نمايش داده ميشود، عنوان دوره تسويه را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد. (اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
وضعيت گزارش فصلي
در قسمت وضعيت گزارش فصلي، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست وضعيت گزارش فصلي نمايش داده ميشود، عنوان وضعيت گزارش فصلي را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد. وضعيت گزارش فصلي يكي از حالت هاي "خالي"، "گزارش-تكي" يا "گزارش-تجمعي" ميتواند باشد. (اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
توضيحات
توضيحات را وارد كنيد و براي ايجاد رديف جديد، ميتوانيد با كليد اينتر اطلاعات را در رديف جديد تايپ كنيد؛
درصد تخفيف
ميزان درصد تخفيفي كه براي اين فاكتور در نظر گرفته شده است را در اين قسمت وارد كنيد.سيستم ، مبلغ نهايي فاكتور را با توجه به ميزان اين درصد تخفيف محاسبه خواهد نمود. (اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
مبلغ تخفيف
چنانچه لازم است تا مبلغي به عنوان تخفيف براي اين فاكتور ثبت كنيد، اين ميزان تخفيف را در اين قسمت وارد كنيد.سيستم ، مبلغ نهايي فاكتور را با توجه به ميزان اين مبلغ تخفيف محاسبه خواهد نمود؛
پيش دريافت
در صورتي كه مبلغي به صورت "پيش دريافت" در ارتباط با اين فاكتور دريافت شده است، مقدار مبلغ را در اين قسمت وارد نماييد تا سيستم در محاسبه مبلغ نهايي ، اين مقدار را كسر كند؛
ثبت اقلام فاکتور
دكمه جديد را از قسمت مشخص شده در تصوير كليك كنيد؛
ثبت اقلام فاکتور بدون مبنا
در صورتي كه فاكتور بدون مبنا باشد و در قسمت بالاي فرم تيك "مبنادار" را نزده باشيد، لازم است تا اقلام فاكتور را در جدول وارد نماييد،
کد و عنوان کالا
براي اضافه كردن كالا به فاكتور،در قسمت كد كالا، پس از كليك روي مثلث كوچك، ليست كالاهاي تعريف شده نمايش داده ميشود، كد كالا يا عنوان كالا را تايپ كنيد، اطلاعات توسط ماوس يا كليد "-" (كليد "-" در قسمت Num Lock) فيلتر خواهد شد. (اين فيلد جز فيلد هاي اجباري فرم مي باشد، لذا نمي تواند خالي باشد و همانند همه فيلد هاي اجباري با * مشخص شده است)؛
مقدار
مقداري كه لازم است فاكتور شود را در اين قسمت وارد كنيد؛
واحد
با انتخاب كالا ، واحد اصلي كالا به صورت اتوماتيك در اين قسمت نمايش داده مي شود؛
نرخ و مبلغ
نرخ كالا را در اين بخش وارد كنيد، پس از وارد كردن نرخ ، مبلغ به صورت اتوماتيك توسط سيستم محاسبه ميشود و در قسمت مبلغ، نمايش داده ميشود؛
درصد و مبلغ تخفيف
در صورتي كه درصد يا مبلغ تخفيف براي اين كالا در نظر گرفته ايد، اين مقادير را در اين قسمت ها وارد نماييد؛
مبلغ خالص
مبلغ خالص توسط سيستم و با در نظر گرفتن مقدار وارد شده براي درصد يا مبلغ تخفيف محاسبه ميگردد؛
ماليات و مبلغ ماليات
در صورتي كه تيك ماليات را بزنيد، مقدار آن در قسمت ماليات نمايش داده ميشود؛
اشانتيون
درصورتي كه تيك اشانتيون را وارد نماييد، سيستم كالاي اين رديف را به صورت 100 درصد تخفيف در نظر خواهد گرفت؛
توضيحات
در نهايت توضيحات را وارد كنيد و براي ايجاد رديف جديد، ميتوانيد از كليد اينتر استفاده نماييد؛
ثبت اقلام فاکتور مبنادار
در صورتي كه فاكتور مبنادار باشد و در قسمت بالاي فرم تيك "مبنادار" را زده باشيد، با كليك روي دكمه جديد، فرم "نمايش فرمهاي مبنا"باز ميشود، وامكان انتخاب از بين فرمهاي موجود را داريد،همچنين با انتخاب هر رديف، اين امكان وجود دارد كه از قسمت اقلام برخي يا همه كالاهاي موجود در آن پيش فاكتور را انتخاب نماييد؛
ثبت فاکتور
پس از ورود اطلاعات اقلام فاكتور، با كليك بر روي دكمه "ثبت" كنيد و منتظر باشيد تا با پيغام ثبت اطلاعات به شما اطلاع رساني شود.
كپي قلم
اين امكان كمك مي كند تا رديف هايي كه اكثر اطلاعات آن تكراري هست را به راحتي ايجاد كنيد بر روي هر رديف كه قصد كپي كردن آنرا را داريد بايستيد و كليد كپي قلم را كليك كنيد، دقيقا مانند آن رديف، يك رديف جديد ايجاد مي شود و امكان ويرايش آنرا داريد
تاييد ليستي از فاکتورها
1-در ليست فاكتورها مربع كنار يك يا چند رديف را تيك كنيد 2-با كليك بر روي تاييد ليست مورد نظر را تاييد كنيد
پنل هاي خلاصه
در زير فرم فاكتور4 تب كاربردي وجود دارد 1-خلاصه: در اين پنل اطلاعاتي مانند مبلغ ناخالص، جمع تخفيف، ماليات، درصد تخفيف، جمع مقدار، وضعيت فرم، ثبت كننده، ويرايش كننده، و تاييد كننده نمايش داده مي شود و در صورتيكه ثبت حسابداري شده باشد شماره و تاريخ و امكان هايپر لينك مشاهده سند حسابداري مربوطه وجود دارد،همچنين در صورتي كه فاكتور مبنادار باشد،امكان مشاهده پيش فاكتور آن نيز وجود دارد 2-تاريخچه: چنانچه در جدول كالاهاي موجود در فاكتور بر روي هر رديفي كليك كنيد ،اطلاعات مربوط به آن رديف نمايش داده ميشو
يادداشت
به محض ثبت اولين قلم، فرم فاكتور با وضعيت يادداشت ذخيره مي شود، فرم فاكتور كه با وضعيت يادداشت ذخيره مي شود شماره 0 مي گيرد، فرمي كه وضعيت يادداشت دارد قابل ويرايش و حذف است، و معمولا در گزارشات نمايش داده نمي شوند؛
ثبت
با ثبت فاكتور شماره فرم تعيين مي گردد، فرمي كه در وضعيت ثبت باشد قابل ويرايش هست؛
تاييد
با تاييد فرم ديگر امكان ويرايش يا حذف آن وجود ندارد، مگر آنكه برگشت از تاييد شود و به وضعيت ثبت باز گردد، با تاييد به صورت اتوماتيك ثبت حسابداري مربوطه با توجه به تنظيمات حساب صادر مي گردد.
ثبت حسابداري
با تاييد يك فرم ثبت حسابداري آن به صورت خودكار صادر مي گردد. شماره و تاريخ سند حسابداري صادر شده از طريق پنل خلاصه-جزئيات قابل بازيابي و نمايش است؛
بازيابي فاکتور صادر شده
1-با استفاده از "بازيابي فاكتور صادر شده" فرم فاكتور مورد نظر را بازيابي كنيد 2-در صورتيكه فرم در وضعيت يادداشت يا ثبت باشد مي توانيد آنرا ويرايش يا حذف كنيد 3-پس از ويرايش مجدد فرم را ثبت كنيد 4-حذف با استفاده از كليد حذف در بالاي فرم فاكتور امكان پذير است
تهيه چاپ فاکتور
1-با استفاده از "بازيابي فاكتور " فرم مورد نظر را بيابيد(بعد از ثبت فرم هم مي توانيد چاپ فاكتور را تهيه كنيد) 2-در بالاي فرم كليد چاپ-چاپ فاكتور رسمي يا فروش را كليك كنيد 3-چاپ فاكتور رسمي يا فروش تهيه و در تب جديد نمايش داده شود
تهيه چاپ فاکتور از چندين فرم
1-به ليست برويد و ليست فرم هايي كه قصد تهيه چاپ دسته جمعي داريد را فيلتر و بازيابي كنيد 2-يك يا چند فرم را با استفاده از تيك انتخاب كنيد 3-بر روي دكمه چاپ-چاپ فاكتور رسمي يا فروش كليك كنيد 4-سيستم چاپ فاكتور هاي انتخاب شده را به ترتيب شماره به شما نمايش مي دهد
فيلتر و بازيابي از ليست
پس از باز كردن فرم فاكتور 1-به تب ليست برويد 2-با استفاده از پنل فيلتر مي توانيد محدوده اطلاعات را فيلتر كنيد (اختياري) 3-دكمه بازيابي را بزنيد، ليست فاكتورها به ترتيب تاريخ و نزولي بازيابي مي شود 4-با استفاده از رديف فيلتر در تمام ستون هاي نمايش داده شده مي توانيد فيلتر كنيد 5-پس از انتخاب رديف مورد نظر بر روي آن دابل كليك كنيد تا اطلاعات آن فرم در تب جزئيات نمايش داده شود